La presente declaración de privacidad establece la base sobre la cual Pentasia Limited tratará la información personal facilitada, a la que también se hace referencia como «datos personales». Será aplicable a Pentasia Limited y cualquiera de las empresas del grupo, a las que se hará referencia en conjunto como «nosotros», «nos», «nuestro» y «nuestros».
Nos tomamos muy en serio nuestros deberes en lo que respecta la privacidad de los datos personales y únicamente tratamos la información personal del modo recogido en esta declaración, a menos que le informemos de lo contrario. Con objeto de garantizar que los datos personales que tenemos sobre usted sean correctos, le solicitamos que nos informe acerca de cualquier cambio en dicha información personal.
Ayudamos a las personas a encontrar trabajo, y también contratamos por nuestra propia cuenta. La actividad central de nuestro negocio es la contratación; ayudamos a personas a encontrar trabajo con nuestros clientes, bien directamente o a través de nosotros, y asistimos a los clientes que buscan empleados para proporcionarles el personal que necesitan. También contratamos personal para trabajar con nosotros en nuestros servicios de contratación. A efectos de esta declaración de privacidad, nuestras actividades y servicios comerciales para personas y empresas se denominan «servicios de contratación», y hacemos referencia a nuestros clientes que buscan empleados, actuales o potenciales, como «clientes».
La persona responsable de las cuestiones relacionadas con la protección de datos en nuestra empresa es:
John Doyle – Director de operaciones, puede ponerse en contacto con él en data@pentasia.com o por escrito en la dirección Pentasia Ltd, Betchworth House, 57-65 Station Rd, Redhill, RH1 1DL.
Si no desea que tratemos sus datos personales de conformidad con esta política, le rogamos que no nos proporcione dicha información. Consulte la sección 4 «Sus derechos» acerca de los datos que ya poseemos o que recibimos de terceras partes».
SECCIÓN 1: Esta sección se aplica a las personas que desean usar o ya usan nuestros servicios de contratación o buscan un puesto de empleo en nuestra empresa (un «candidato»):
La información que nos facilita o que recopilamos sobre usted
Los datos personales que podamos recopilar o recibir incluyen: nombre, dirección, correo electrónico y otros detalles de contacto, fecha de nacimiento, historial laboral (incluida la información relacionada con otros empleos a los que haya tenido acceso a través de nosotros), educación, cualificaciones y habilidades, visado y otros derechos para trabajar o información de identificación, pasaporte, información bancaria, información sobre seguridad social y fiscal (nóminas), detalles familiares, detalles de contacto de referencias, información personal sobre su ocio, intereses y pasatiempos, información contenida en referencias y verificaciones de empleos anteriores de terceras partes, otra información personal confidencial como registro de salud (véase «Datos personales confidenciales» abajo), sus preferencias de marketing
Podremos conseguir su información personal de diversas fuentes, entre ellas: usted (p. ej., CV, candidatura o formulario de registro), un cliente, otros candidatos, páginas de trabajo en línea, bases de datos de marketing, dominio público, redes sociales, entrevistas, conversaciones telefónicas o videoconferencias (que podrán grabarse), notas tras una conversación o reunión, nuestros sitios web y aplicaciones de software
Si es un candidato y hemos obtenido sus datos personales de una tercera parte como una bolsa de trabajo en línea, nuestra política establece que debemos informarle del origen de sus datos en la primera comunicación que mantengamos con usted.
Cómo usaremos sus datos personales
El tratamiento de su información personal puede incluir: recopilar y almacenar sus datos personales, bien en archivos manuales o electrónicos, informarle acerca de posibles puestos de trabajo u oportunidades, evaluar y revisar su idoneidad para los puestos de trabajo, presentarle a clientes existentes o potenciales, contratarle en un puesto de trabajo de nuestra empresa o nuestros clientes, incluidas cuestiones administrativas como plantillas horarias y nóminas, reunir información del mercado o específica del sector y facilitar la misma a nuestros clientes, enviar información a terceros con los que tengamos o vayamos a celebrar acuerdos relacionados con nuestros servicios de contratación, proporcionar información a las autoridades regulatorias u organismos legales y a nuestros consejeros jurídicos o de otro tipo, incluidas nuestras aseguradoras, comercializar nuestros servicios de contratación, conservar un registro de los acuerdos, establecer la calidad, la formación y el cumplimiento con nuestras obligaciones y mejores prácticas, con fines de realizar copias de seguridad en nuestros sistemas informáticos
Por qué tratamos datos personales
1. Celebrar y ejecutar un contrato con usted:
Con objeto de proporcionar nuestros servicios de contratación, podremos celebrar un contrato con usted o con una tercera parte. Para ello, necesitaremos determinada información como su nombre y su dirección. Un contrato también incluirá tanto sus obligaciones como las nuestras, y trataremos sus datos como sea necesario para la finalidad de dichas obligaciones. Por ejemplo, para tramitar las nóminas, es necesario un número de seguro y la información bancaria.
2. Cumplimiento con obligaciones legales (obligaciones regulatorias y legales):
Debemos cumplir con las disposiciones legales cuando prestamos nuestros servicios de contratación, que exigen el tratamiento de datos personales y, entre otras cosas que requieran:
Cuando contratamos a una persona para trabajar para nosotros (bien de forma directa o facilitado a un cliente), existen otras obligaciones legales que se deben respetar, incluidos los requisitos sobre nóminas, impuestos, seguridad social, notificación AEAT, así como otras leyes o normativas.
También estamos obligados a cumplir con las obligaciones legales y regulatorias de carácter general relacionadas con la actividad empresarial, por ejemplo, cuestiones fiscales, de prevención de soborno, fraude/crimen y protección de datos, y cooperar con las autoridades regulatorias como el AEPD.
3. Nuestros intereses legítimos (al llevar a cabo la actividad comercial de servicios de contratación):
A la hora de prestar nuestros servicios de contratación, efectuaremos un tratamiento de datos personales necesario para el fin de nuestros intereses legítimos, que incluyen:
conservar registros de nuestros acuerdos y transacciones y, cuando proceda, usar dichos registros para:
determinar el cumplimiento con las obligaciones contractuales con clientes o proveedores
tratar cualquier cuestión o conflicto que pueda surgir, incluidos, iniciar, ejercer o defender cualquier reclamación legal
proteger nuestra reputación
mantener una copia de seguridad de nuestro sistema, únicamente con el fin de poder recuperarlo en un punto en particular en caso de fallo del sistema o violación de seguridad
evaluar la calidad y el cumplimiento, incluido el cumplimiento con esta declaración de privacidad
determinar las necesidades del sistema y de formación del personal
Usar sus datos personales para:
evaluar la idoneidad y ponernos en contacto con usted en relación con posibles oportunidades o nuestros servicios
reunir información o tendencias del mercado, incluidos análisis de clientes existentes o potenciales
buscar oportunidades o puestos potenciales como parte de nuestros servicios de contratación
personalizar su experiencia y nuestra oferta, bien en nuestro sitio web o de otro modo
Esto significa que, en aras de nuestra viabilidad comercial e intereses legítimos, podremos seguir tratando sus datos personales durante el tiempo que consideremos necesarios para tales fines.
4. Su consentimiento para tratar sus datos:
Podremos tratar sus datos personales con base en el consentimiento que ha otorgado para un fin específico, por ejemplo, si presenta su candidatura para un puesto en particular, habrá aceptado que tratemos los datos facilitados para tramitar su candidatura y considerar su idoneidad para tal puesto. En otros casos, podrá haber otorgado su consentimiento escrito o verbal para el uso de sus datos para una razón específica.
Podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para un fin específico en cualquier momento. Sin embargo, recuerde que podremos seguir conservando o usando su información personal cuando tengamos un interés legítimo o una obligación legal o contractual para ello. Nuestro tratamiento se limitará a lo necesario para la observancia de dichos intereses u obligaciones. La revocación del consentimiento no tendrá efecto alguno en la legitimidad de cualquier tratamiento basado en el consentimiento previo a la revocación.
¿Qué sucede si obtenemos sus datos personales de una tercera parte?
Parte de nuestra actividad comercial implica investigar información relacionada con las personas con el fin de cubrir puestos de trabajo. Esto incluye obtener datos personales de fuentes en línea, por ejemplo, podremos obtener información de las redes sociales como LinkedIn y portales de empleo, información disponible al público de sitios o proveedores a los que estamos suscritos. De vez en cuando, también podremos recibir información personal acerca de usted de empresas de contratación, compañeros y antiguos empleadores, o de personas a las que haya prestado servicios o para las que haya estado contratado.
Cuando la información de una tercera parte no sea de utilidad para nosotros o si nos informa de que no desea que le proporcionemos servicios, la descartaremos, si bien mantendremos un registro limitado para evitar una duplicación del proceso. Cuando consideremos que la información pueda ser útil para la prestación de los servicios de contratación, el tratamiento tendrá lugar de acuerdo con esta declaración de privacidad. No tiene derecho a oponerse al tratamiento, consulte la sección 4 «Sus derechos».
Datos personales confidenciales (DPC)
Los datos personales confidenciales son información de carácter muy personal para usted y que, por lo general, es irrelevante para nosotros a la hora de evaluar su idoneidad para un puesto de trabajo. Ejemplos de DPC son la información sobre sus creencias políticas, religiosas o filosóficas, orientación sexual, raza u origen étnico, o información relativa a su salud.
Con independencia de la base de nuestros acuerdos con usted, le solicitamos que no nos facilite datos personales confidenciales a menos que lo requiera la ley. Sin embargo, en la medida que nos facilite datos personales confidenciales como los datos que elija compartir con nosotros en una conversación, únicamente usaremos los datos para los fines de nuestra relación con usted o la prestación de nuestros servicios de contratación. Esto es así por uno o varios de los motivos siguientes:
Ha autorizado de forma explícita el tratamiento
Evaluar su idoneidad para puestos de trabajo o su capacidad laboral
Cuando el tratamiento sea necesario por las obligaciones o derechos en virtud de las leyes en materia de trabajo, seguridad social o protección social
Mantener los registros de nuestros acuerdos para gestionar cualquier conflicto posterior, incluido, entre otros, iniciar, ejercer o defender cualquier reclamación legal
Con quién compartimos sus datos personales:
No compartiremos su información personal a menos que estemos facultado para ello. Las categorías de personas con las que podemos compartir su información personal incluyen:
personas, contratadores y otras terceras partes necesarias para la prestación de nuestros servicios de contratación
cualquier autoridad regulatoria u organismo legal tras una solicitud de información o cualquier obligación legal aplicable a nuestra empresa
Partes que procesan datos en nuestro nombre que pueden incluir proveedores de nómina externos, asistencia TI, proveedores de servicios de almacenamiento y de verificación de antecedentes
consejeros legales y profesionales
Aseguradoras
Decisiones automatizadas
No utilizamos ningún software para la toma de decisiones automatizadas.
SECCIÓN 2: Esta sección es aplicable cuando usted trabaje para una tercera parte con la que tengamos relaciones. Por ejemplo, un cliente o una empresa de nóminas.
Información que nos facilite o que recopilamos sobre usted
Podremos recopilar sus datos personales en el curso de nuestras relaciones y esto podría incluir: su información de contacto, que podría incluir su nombre completo, puesto de trabajo, teléfono y correo electrónico de contacto, sus declaraciones y opiniones sobre candidatos u otros miembros del personal, p. ej., una referencia, información relativa a nuestra relación con usted o la parte para la que trabaja, incluidos registros de reuniones o discusiones, sus preferencias de marketing
Podremos obtener sus datos personales de una serie de fuentes, entre ellas: usted, también cuando nos haya facilitado sus datos de contacto u otra información para usar nuestros servicios de contratación, personal u otros representantes de la organización que representa, candidatos, bases de datos de marketing, redes sociales, dominio público, conversaciones con usted u otros, por teléfono o videoconferencia (que podrían grabarse) o reuniones, notas tras una conversación con usted u otros, o reuniones a las que haya acudido
Cómo usaremos sus datos personales:
Trataremos sus datos personales en el contexto de nuestras relaciones con la tercera parte para la que trabaje como parte de nuestros servicios de contratación. El tratamiento puede incluir: recopilar y almacenar sus datos personales, bien en archivos manuales o electrónicos, usar los datos para ponernos en contacto con usted, enviar información a terceros con los que tengamos o vayamos a tener trato relacionado con nuestros servicios de contratación, acciones necesarias en virtud de un contrato entre nosotros y la tercera parte para la que trabaje, reunir información del mercado o específica del sector y facilitar la misma a nuestros clientes, proporcionar información a las autoridades regulatorias u organismos legales y a nuestros consejeros jurídicos o de otro tipo, incluidas nuestras aseguradoras, conservar un registro de los acuerdos con la tercera parte a la que representa, determinar la calidad, la formación y el cumplimiento con nuestras obligaciones y mejores prácticas.
Por qué tratamos sus datos personales:
1. Cumplimiento con obligaciones legales (obligaciones regulatorias y legales)
Debemos cumplir con las disposiciones legales cuando prestamos nuestros servicios de contratación, que exigen el tratamiento de datos personales y, entre otras cosas que requieran que evaluemos la idoneidad de los candidatos y obtengamos información de los clientes.
También estamos obligados a cumplir con las obligaciones legales y regulatorias relativas al negocio de forma general, por ejemplo, cuestiones fiscales, de prevención de soborno y fraude/crimen, y cooperar con las autoridades regulatorias como el AEAT.
2. Nuestros intereses legítimos (al llevar a cabo la actividad comercial de servicios de contratación):
A la hora de prestar nuestros servicios de contratación, efectuaremos un tratamiento de datos personales necesario para el fin de nuestros intereses legítimos, que incluyen:
Uso de sus datos personales:
para ponernos en contacto con usted en relación con nuestros servicios de contratación
para evaluar la idoneidad de candidatos y puestos de trabajo, por ejemplo, para referencias y otro feedback
para reunir información o tendencias del mercado, incluidos análisis de clientes existentes o potenciales
de otro modo como sea necesario para prestar nuestros servicios de contratación o cumplir nuestras obligaciones bien con respecto a la parte que representa o con otros clientes o proveedores
para personalizar su experiencia y nuestra oferta, bien en nuestro sitio web o de otro modo
conservar registros de nuestros acuerdos y transacciones y, cuando proceda, usar dichos registros para:
determinar el cumplimiento con las obligaciones contractuales con clientes o proveedores
tratar cualquier cuestión o conflicto que pueda surgir, incluidos, iniciar, ejercer o defender cualquier reclamación legal
proteger nuestra reputación
mantener una copia de seguridad de nuestro sistema, únicamente con el fin de poder recuperarlo en un punto en particular en caso de fallo del sistema o violación de seguridad
evaluar la calidad y el cumplimiento, incluido el cumplimiento con esta declaración de privacidad
determinar las necesidades del sistema y de formación del personal
En aras de nuestra viabilidad comercial e intereses legítimos, podremos seguir tratando su información personal durante el tiempo que consideremos adecuada para tales fines.
3. Consentimiento
Podremos tratar sus datos personales con base en el consentimiento que ha otorgado para un fin específico, por ejemplo, se presenta su candidatura para un puesto en particular, habrá aceptado que tratemos los datos facilitados para tal fin. En otros casos, podrá haber otorgado su consentimiento escrito o verbal para el uso de sus datos para una razón específica, por ejemplo, referencias.
Podrá revocar su consentimiento para el tratamiento de su información personal para un fin específico en cualquier momento. Sin embargo, recuerde que podremos seguir conservando o usando su información personal cuando tengamos un interés legítimo o una obligación legal o contractual para ello. Nuestro tratamiento se limitará a lo necesario para la observancia de dichos intereses u obligaciones. La revocación del consentimiento no tendrá efecto alguno en la legitimidad de cualquier tratamiento basado en el consentimiento previo a la revocación.
¿Qué sucede si obtenemos sus datos personales de una tercera parte?
Parte de nuestra actividad comercial implica investigar información con el fin de cubrir puestos de trabajo. Esto incluye obtener datos personales de fuentes, por ejemplo, portales de empleo, anuncios, LinkedIn u otras redes sociales, información disponible al público de sitios o proveedores a los que estamos suscritos. De vez en cuando, también podremos recibir datos personales acerca de usted de empresas de contratación, compañeros y antiguos empleadores, o de personas a las que haya prestado servicios o para las que haya estado contratado.
Cuando la información de una tercera parte no sea de utilidad para nosotros, la descartaremos, si bien mantendremos un registro limitado para evitar una duplicación del proceso. Cuando consideremos que la información pueda ser útil para la prestación de los servicios de contratación, el tratamiento tendrá lugar de acuerdo con esta declaración de privacidad. No tiene derecho a oponerse al tratamiento, consulte la sección 4 «Sus derechos».
Datos personales confidenciales (DPC)
Los datos personales confidenciales son información de carácter muy personal para usted y que, por lo general, es irrelevante para nuestros tratos con usted en relación con nuestros servicios de contratación. Ejemplos de DPC son la información sobre sus creencias políticas, religiosas o filosóficas, orientación sexual, raza u origen étnico, o información relativa a su salud.
Con independencia de la base de nuestros acuerdos con usted, le solicitamos que no nos facilite datos personales confidenciales a menos que lo requiera la ley. Sin embargo, en la medida que nos facilite datos personales confidenciales como los datos que elija compartir con nosotros en una conversación, únicamente usaremos los datos personales para los fines de nuestra relación con usted o la prestación de nuestros servicios de contratación. Esto es así por uno o varios de los motivos siguientes:
Ha autorizado de forma explícita el tratamiento
Evaluar su idoneidad para puestos de trabajo o su capacidad laboral
Cuando el tratamiento sea necesario por las obligaciones o derechos en virtud de las leyes en materia de trabajo, seguridad social o protección social
Mantener los registros de nuestros acuerdos para gestionar cualquier conflicto posterior, incluido, entre otros, iniciar, ejercer o defender cualquier reclamación legal
Con quién compartimos sus datos personales:
No compartiremos sus datos personales a menos que estemos facultados para ello. Las categorías de personas con las que podemos compartir su información personal incluyen:
candidatos y otras terceras partes necesarias para la prestación de nuestros servicios de contratación
cualquier autoridad regulatoria u organismo legal tras una solicitud de información o cualquier obligación legal aplicable a nuestra empresa
partes que procesan datos en nuestro nombre que pueden incluir proveedores de nómina externos, asistencia TI, proveedores de servicios de almacenamiento, entre ellos, proveedores de nube y de verificación de antecedentes
consejeros legales y profesionales
Aseguradoras
SECCIÓN 3: Esta sección se aplica a todos los datos personales
Transferencia de datos a otras jurisdicciones
En el curso de la prestación de nuestros servicios de contratación, podremos transferir datos a países u organizaciones internacionales fuera del EEE. Podría ser, por ejemplo, a clientes o candidatos, o terceras partes que nos prestan servicios de asistencia. Cuando se produzca dicha transferencia de información, será a un país sobre el cual la Comisión europea haya adoptado una decisión relativa a su adecuación. Sin embargo, si no es el caso, nuestra política consiste en adoptar medidas para identificar los riesgos y, en la medida de lo razonablemente practicable, asegurarse de que existen las protecciones necesarias.
Los detalles sobre los países u organizaciones en cuestión están disponibles a petición a la persona responsable de la protección de datos en nuestra empresa (nombre y detalles de contacto facilitados previamente) en data@pentasia.com
Si no desea proporcionarnos los datos necesarios
Podrían darse circunstancias en las que requiramos que nos proporcione datos necesarios para poder cumplir con obligaciones legales o contractuales, o prestar nuestros servicios de contratación. Si no desea facilitar la información, le rogamos que nos informe al respecto. Sin embargo, debe saber que como resultado, es posible que no podamos prestarle a usted o la tercera parte a la que representa los servicios de contratación, y que, en algunos casos, podría resultar en un incumplimiento del contrato celebrado con usted o la tercera parte que represente.
Empresas del grupo y transferencia
Si bien esta declaración de privacidad es aplicable a nuestra empresa, es posible que sus datos sean accesibles o se compartan con otras empresas de nuestro grupo, incluida Pentasia Group Holdings Ltd, para cualquiera de los fines establecidos en esta declaración de privacidad o cuando hayamos compartido sistemas y personal administrativo.
En caso de venta, fusión, liquidación, quiebra o transferencia de todos nuestros activos a una tercera parte, podremos tener que transferir su información a una tercera parte. Cualquier transferencia estará sujeta a la aceptación de la tercera parte de esta declaración de privacidad y cualquier tratamiento se realizará de acuerdo con la misma.
Seguridad de los datos y confidencialidad
Nuestra política consiste en garantizar y, en la medida de lo razonablemente practicable, asegurar que nuestros sistemas y registros estén asegurados y no sean accesibles a terceros no autorizados, de conformidad con las prácticas actuales.
Cookies
Una cookie es un pequeño archivo alfanumérico que se descarga a su ordenador cuando visita un sitio web, y que permite a este adaptar sus ofertas a sus preferencias cuando lo visita.
Nuestros sitios web usan cookies de forma general para ayudarnos a comprender cómo se usa nuestro sitio web y también mejorar la experiencia de nuestros usuarios. A excepción del almacenamiento de su correo electrónico de inicio de sesión en una cookie para facilitarle el inicio de sesión, no usamos los datos que le permitan identificarlo personalmente.
Conservación de sus datos
En la mayoría de casos, no se conservarán sus datos durante más de seis años desde la última prestación de servicios o trato con usted, nuestra política estipula que solo se almacenarán sus datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales y para nuestros intereses comerciales legítimos. Sin embargo, podremos conservar los datos durante un período superior a seis meses cuando exista una obligación legal o contractual para ello, o seamos de la opinión de que existe una base para ello, por ejemplo, cuando dicha información identifique un conjunto de capacidades especializadas de gran demanda, o estemos sujetos a una obligación legal aplicable a un período de mayor duración.
No obstante, si cree que deberíamos eliminar sus datos personales antes, infórmenos por escrito de sus motivos. Consulte la sección 4 «Sus derechos».
Cambios en esta declaración de privacidad
Esta declaración de privacidad se revisa con regularidad y podría actualizarse de forma periódica para reflejar los cambios en nuestro negocio o las prácticas legales o comerciales. Le informaremos cuando una actualización sea relevante para el tratamiento de sus datos.
Sección 4: Sus derechos
Nos tomamos la protección de sus datos personales muy en serio y es importante que conozca sus derechos al respecto, entre los cuales se cuentan los siguientes:
solicitar una copia de los datos personales que mantenemos
oponerse al tratamiento de sus datos cuando este se base en un interés legítimo y no haya motivos importantes para continuar el tratamiento de los datos
solicitar una limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias
solicitar la eliminación de los datos cuando no exista justificación para continuar usando los datos
oponerse a cualquier decisión que le afecte de forma significativa, tomada solo por ordenador u otro medio automatizado
revocar su consentimiento para el tratamiento de su información personal para un fin específico en cualquier momento. Sin embargo, recuerde que podremos seguir conservando o usando su información personal cuando tengamos un interés legítimo o una obligación legal o contractual para ello. Nuestro tratamiento se limitará a lo necesario para la observancia de dichos intereses u obligaciones
solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
solicitar que los datos que facilite y se traten de forma automatizada se le transfieran a usted o a otro controlador; este derecho solo será aplicable cuando el tratamiento de los datos se base en su consentimiento o en la ejecución de un contrato
presentar una queja ante la Oficina de los Inspectores de la Información (Information Commissioners Office) que suspendamos las actividades de marketing directo con usted
Tenga en cuenta que si ejerce su derecho y solicita la eliminación de los datos o la finalización del tratamiento de los mismos, tendremos derecho a registrar dicha petición y la acción adoptada para demostrar nuestro cumplimiento, y adoptar medidas para minimizar la posibilidad de que se procese ningún dato en el futuro en caso de recibirlo de una tercera parte.
Si tiene dudas relativas a sus derechos o desea ejercer cualquiera de ellos, póngase en contacto con la persona responsable de las cuestiones de protección de datos en nuestra empresa (nombre y detalles de contacto facilitados previamente) en data@pentasia.com.
Quejas
Si no está satisfecho con cualquiera de los aspectos del tratamiento de sus datos, póngase en primer lugar en contacto con la persona responsable de las cuestiones de protección de datos en nuestra empresa (nombre y detalles de contacto facilitados previamente) en data@pentasa.com.
Esto no afectará a su derecho a presentar una queja ante el AEPD.